Wer ein Ehrenamt leitet, kennt das Problem: Termine werden per WhatsApp-Gruppe koordiniert, Rückmeldungen gehen unter, Dokumente sind irgendwo auf irgendeinem Laptop gespeichert – und am Ende weiß trotzdem niemand, wer dabei ist und wer nicht. GruVer schafft hier Ordnung: eine moderne, browserbasierte Plattform, die Vereinsarbeit endlich so einfach macht, wie sie sein sollte.
Die Herausforderung
Ehrenamtliche Strukturen sind komplex. Mitglieder wechseln, Verantwortlichkeiten sind unscharf, und die digitale Infrastruktur besteht oft aus einem wilden Mix aus privaten Tools. Die Herausforderung bestand darin, eine Lösung zu entwickeln, die:
- niedrigschwellig genug ist, damit auch technikferne Mitglieder mitmachen
- leistungsfähig genug ist, um komplexe Vereinsstrukturen abzubilden
- flexibel genug bleibt, um verschiedenste Organisationsformen zu unterstützen – von der Pfadfindergruppe bis zum Sportverein
Unsere Lösung
Fehmel & Thillmann haben GruVer von Grund auf als eigenes SaaS-Produkt konzipiert, entwickelt und betrieben. Die Anwendung läuft vollständig browserbasiert unter app.gruver.de und ist auf jedem Gerät ohne Installation nutzbar.
Kernfunktionen im Überblick
- Aktionen & Veranstaltungen – Termine anlegen, Teilnahme abfragen, automatische Erinnerungen versenden
- Aufgabenmanagement – Aufgaben auf Boards verteilen, Verantwortliche zuweisen, Fortschritt verfolgen
- Dokumentencloud – Alle Vereinsdokumente zentral speichern und in Ordnerstrukturen organisieren (10 GB Speicher)
- Adressbuch / CRM – Kontakte pflegen, filtern und für alle Mitglieder zugänglich machen
- Auslagenverwaltung – Fahrtkosten und Spesen eintragen; ein fertiges Dokument geht automatisch an den Kassenwart
- Packlisten – Gemeinsam an Listen arbeiten und nichts vergessen
- Umfragen – Abstimmungen erstellen, verteilen und auswerten – mit Privatsphäre-Einstellungen
- Beschlüsse – Vereinsbeschlüsse dokumentieren und für alle sichtbar machen
- Unterkünfte – Übernachtungsorte bewerten und organisationsübergreifend teilen
- NaMi-Anbindung – Speziell für DPSG-Gruppen: Mitgliederlisten aus dem Bundesverband importieren
Mehrere Organisationen, ein Login
Wer in mehreren Vereinen oder Gruppen aktiv ist, wechselt mit einem Klick zwischen den Organisationen – ohne erneutes Einloggen.
Technologie & Betrieb
GruVer ist als vollständiges Eigenprodukt entstanden – von der Datenbankarchitektur bis zum Frontend-Design liegt alles in unserer Hand. Das ermöglicht schnelle Iterationen, direkte Reaktion auf Nutzerfeedback und einen stabilen, skalierbaren Betrieb.
Ergebnisse & Kennzahlen
- 2.500+ Zu- und Absagen zu Aktionen
- 11.500+ versendete E-Mails über die Plattform
- 800+ automatische Erinnerungen
- 30+ individualisierbare E-Mail-Templates pro Organisation
Preismodell
GruVer ist kostenlos für Vereine bis zu 7 Mitgliedern. Ab dem achten Mitglied greift das PowerUser-Modell mit 0,60 € pro Mitglied/Monat – gedeckelt bei maximal 33 € im Monat, damit auch große Organisationen planbare Kosten haben.